Conserver
Conservez vos documents en sécurité et gardez-les organisés — chaque version est conservée, rien n’est écrasé.
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93
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Chiffré au repos · versionné
Chiffré, versionné, auditable
Vos documents méritent mieux qu’un dossier.
KDB Doc Vault vous donne un seul endroit sécurisé pour conserver, organiser, rechercher, partager, signer et gérer vos documents — de leur arrivée à leur archivage.
La gestion documentaire sécurisée, pour les particuliers, les équipes et les organisations.
KDB HoldingEspace de travail
contrats expirant ce trimestre⌘K
MNPEABDossiers
- Tous les documents1248
- Contrats316
- Factures482
- RH & paie174
- Conformité93
- Archives183
Stockage4.2 / 20 GB
Documents récents
1 248TousDéposer- Contrat-cadre de services — Sofrigaz SAPDFv4Marie NdongoSignature attendueil y a 2 min
- Attestation fiscale 2026PDFv1Paul Ekani12 dExpire dans 12 joursil y a 1 h
- Bail d’entrepôt — BonabériDOCXv2Aïcha BelloBrouillonHier
- Registre de paie — juillet 2026XLSXv7Jean TchouaSignéil y a 3 jours
- Procès-verbal du conseil — T1 2026PDFv1Marie NdongoArchivé12 avr.
conserver 10 ans
- Reçu
- En revue
- Signé
- Archivé
Activité
- AB
- JT
- S
kdb.vault/s/9f2c…a41
Mot de passe · expire dans 7 jours · 2 vues sur 5
Le problème
Un document ne devrait pas devenir un problème une fois enregistré.
Enregistrer un fichier est la partie facile. Ce qui suit — le retrouver, savoir quelle copie fait foi, se souvenir qu’il expire, savoir qui l’a consulté — voilà où le travail s’accumule sans bruit.
01Fichiers éparpillés
Un document est enregistré là où il est arrivé : un ordinateur portable, une conversation, une boîte mail. Chaque copie dérive ensuite pour son compte.
OrdinateurWhatsAppE-mailDes fichiers importants dispersés sur plusieurs appareils. Onze niveaux de profondeur, trois personnes, trois conventions.
Des documents enfouis dans des dossiers. 02Contexte perdu
Une fois les copies créées, il ne reste que le nom du fichier pour s’y retrouver — et un nom de fichier ignore ce qu’il contient.
14:0214:0914:11Laquelle le client a-t-il signée ?
Des équipes qui ignorent quelle version fait foi. Aucun résultat — les noms de fichiers ne contiennent pas ce qu’il y a dedans.
Retrouver un document précis prend trop de temps. 03Échéances manquées
Un document qui porte une date est un engagement. Rangé comme un simple fichier, il n’a aucun moyen de le rappeler à qui que ce soit.
v1Personne n’a été prévenu. Rien n’avait été programmé.
Des attestations expirées sans que personne l’ait vu. Le préavis s’est refermé deux semaines avant que quelqu’un ne regarde.
Des contrats difficiles à suivre. 04Risques de sécurité
Ce qu’on partage pour faire avancer les choses continue généralement de circuler — et il est alors impossible de revenir en arrière pour savoir où c’est allé.
2.4 MBtransféré ×3sans expirationsans mot de passeDes documents sensibles partagés sans contrôle. Historique d’accès
Aucune trace conservée
Aucun historique clair de qui a consulté un document.
Rien de tout cela n’est un problème de stockage. C’est un problème de cycle de vie.
Le système
Faites de vos documents un système organisé.
KDB Doc Vault ne se contente pas de stocker des fichiers. Il gère le cycle de vie qui les entoure.
Retrouver
Cherchez par métadonnées et par contenu extrait, pour que le nom du fichier cesse d’être la seule porte d’entrée.
« …chaque partie peut notifier la résiliation au plus tard… »
type : contratpartie : Sofrigazsigné 2026
Protéger
Décidez qui peut consulter, télécharger ou partager un document — dans le coffre comme en dehors.
VoirObtenirPartager
Les liens portent les mêmes règles — et une expiration.
Collaborer
Partagez et faites circuler validations et circuits d’approbation, sans une seule pièce jointe.
Validation · étape 3 sur 4
MNPEABJT
Aïcha doit valider · 2 commentaires ouverts
Suivre
Sachez ce qui est arrivé à vos documents importants : qui les a ouverts, quand, et ce qui a changé.
14:02
13:58
11:20
En ajout seul. Exportable. Rien ne peut être effacé.
Automatiser
Prenez en charge échéances, rappels, circuits et traitements avant que quiconque ait à y penser.
quand échéance dans 30 jours
alors prévenir le propriétaire + Juridique
Aussi : OCR au dépôt
Comment ça marche
Du fichier au document géré.
Tout le reste de cette page se passe à l’intérieur de ces quatre étapes.
DéposerComprendreGérerAutomatiser
01
Déposer
Faites entrer votre document.
contract.pdf412 KB02
Organiser
Classez-le, étiquetez-le, enrichissez-le.
contract.pdf412 KBcontrat202603
Gérer
Partagez, validez, signez, suivez et collaborez.
contract.pdf412 KBcontrat2026MNPESigné04
Automatiser
Laissez rappels, circuits d’approbation et lecture automatique prendre en charge le répétitif.
contract.pdf412 KBcontrat2026MNPESignéReconduction dans 12 mois
Détail d’un document
Tout ce qui compte sur un document. Au même endroit.
Un fichier vous donne son nom et sa taille. Un document dans KDB Doc Vault vous dit à qui il appartient, ce qu’il remplace, qui l’a ouvert, ce qu’il attend, et ce qui se passera le jour où il expirera.
Contract.pdf
Actifv4Contrat-cadre — prestations logistiques · Direction financière
- Statut
- Actif
- Propriétaire
- Direction financière
- Créé le
- 12 août 2026
- Expire le
- 12 août 2027
- Version
- v4
- Accès
- Équipe Finance
12 pages · v4
- Description
- Contrat-cadre couvrant les prestations logistiques pour la période 2026-2027, signé par les deux parties.
- Référence
- CTR-2026-0184
- Étiquettes
- contratlogistiquesigné
- Liés
- Avenant n° 1Bon de commande 4412
347 jours restants
12 août 202612 août 2027
Celui-ci est réel — changez d’onglet, choisissez une version, prévisualisez un niveau d’accès.
Sources connectées
Vos documents n’ont pas à commencer dans le coffre.
Faites venir vos documents depuis les services que vous utilisez déjà et gérez-les depuis un seul espace sécurisé.
Stockage cloud
- GGoogle DriveChoisissez un dossier. Les fichiers arrivent avec leurs noms et leurs dates.
- OOneDriveCompte personnel ou professionnel.
- DDropboxY compris les dossiers partagés auxquels vous avez déjà accès.
- SSharePointBientôt disponibleBibliothèques de documents, avec leur structure existante.
Et les autres voies d’entrée
- Dépôt depuis cet appareilUn fichier, ou un dossier entier, glissé directement.
- Adresse e-mail dédiéeTransférez une pièce jointe à l’adresse d’un dossier : elle se classe toute seule.
- Vos propres systèmesEnvoyez des documents par l’API avec une clé à portée limitée.
Les documents sont copiés. L’original reste où il est.
Lu à l’arrivée
Le texte est extrait dès l’entrée : un document importé est cherchable par son contenu le jour même, et pas seulement par le nom qu’il portait.
Daté à l’arrivée
Les règles d’échéance et de conservation s’appliquent dès l’entrée dans le coffre : un contrat importé est surveillé immédiatement.
Journalisé à l’arrivée
L’import est une entrée du journal comme une autre : quelle source, qui l’a connectée, et ce qui est entré.
Lecture des documents
Vos documents peuvent vous dire ce qu’ils contiennent.
KDB Doc Vault peut analyser le contenu d’un document, en extraire des informations utiles et rendre vos documents plus faciles à chercher et à gérer.
- 1Déposer
- 2Analyser
- 3Extraire
- 4Classer
- 5Rechercher
1.8 MB
PASSEPORT
SPÉCIMEN
Nom / Prénoms
DOE, JOHN
N° du document
XXXXXXXX
Nationalité
—
Date d’expiration
12 MAR 2029
P<SPECDOE<<JOHN<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<
XXXXXXXX<0SPE<<<<<<<<<M2903127<<<<<<<<<<<<0
Champs extraits
4 trouvés · 1 à vérifier
- Passeportfiable
- John Doefiable
- XXXXXXXXmasquéà vérifier
- 12 mars 2029fiable
L’extraction est une proposition, pas un verdict. Les champs arrivent à l’état de brouillon, quelqu’un les confirme, et cette confirmation est journalisée comme toute autre action sur le document.
Classé automatiquement
Conformité / Pièces d’identité
passeportidentitéexpire-2029
90 jours avant le 12 mars 2029 → prévenir le propriétaire
Retrouvable ensuite
passport.pdf2029
Cycle de vie
Ne découvrez plus jamais un document expiré trop tard.
KDB Doc Vault garde les dates importantes attachées aux documents auxquels elles appartiennent et vous aide à agir avant que les échéances ne deviennent des problèmes.
Reconductions & échéances
- Passeport24 nov. 2026
- Assurance30 sept. 2026
- Licence commerciale05 sept. 2026
- Contrat30 août 2026
Ce qui se passe à l’approche de la date
Le propriétaire est prévenu et une tâche de reconduction est ouverte sur le document lui-même.
Le rappel s’étend à toutes les personnes qui partagent le dossier : ce n’est plus la mémoire d’une seule personne.
Un rappel quotidien, et le document est signalé partout où il apparaît dans le coffre.
Notification push sur les appareils enregistrés, en plus de l’e-mail.
L’accès suit la politique que vous avez définie, le document part aux archives, et le journal d’audit consigne le tout.
Rappels envoyés
Le contrat expire demainà l’instant
Licence commerciale — 7 jours restantsil y a 2 h
Tâche de reconduction assignée — Assurancehier
Rappel programmé — Passeporten attente
Gardez une longueur d’avance sur vos documents
Ajoutez une date à n’importe quel document. KDB Doc Vault s’occupe de la suite.
CommencerSécurité
Conçu pour des documents que vous ne voudriez pas voir circuler.
Chaque demande d’accès à un document franchit les mêmes six points de contrôle, dans le même ordre, à chaque fois. Voici ce que chacun fait réellement.
Vous ne trouverez ni sécurité militaire, niveau bancaire ni inviolable sur cette page. Aucun de ces termes n’est une norme. Ce qui suit, ce sont des mécanismes vérifiables.
Utilisateur
Qui demande ?
Une requête arrive d’une personne sur un appareil — rien n’est encore tenu pour acquis.
Authentification
Êtes-vous bien qui vous dites être ?
La connexion est vérifiée puis transformée en session à durée limitée.
Autorisation
Avez-vous le droit de faire cela, sur ce document ?
L’action est confrontée au rôle que vous détenez et aux règles posées sur ce document.
Isolation par organisation
Quelles données pouvez-vous seulement voir ?
Les lignes de votre organisation sont séparées par la base de données elle-même, sous chaque requête écrite par l’application.
Document
Qu’est-ce qui revient réellement ?
Le fichier est servi depuis un stockage chiffré, via un lien qui expire en quelques minutes.
Journal d’audit
Qu’est-ce qui a été consigné ?
L’action devient une entrée : qui, quoi, quand. Les entrées sont ajoutées, jamais modifiées.
Le reste, en clair
- Isolation par organisation
- Chaque ligne appartient à une organisation, et la base de données l’impose à chaque requête. Les données d’une autre organisation ne vous sont pas cachées — elles sont hors d’atteinte.
- Accès par rôle
- Propriétaire, administrateur, membre. Ce qu’une personne peut faire découle du rôle qu’elle détient, pas du lien qu’on lui a transféré.
- Chiffrement
- Les documents sont chiffrés en transit et au repos. Les clés d’objet sont opaques : un chemin de stockage ne dit rien de ce qu’il contient.
- Journaux d’audit
- Chaque action qui modifie un document ajoute une entrée. Les entrées sont ajoutées — l’application n’offre aucun moyen d’en modifier ou d’en supprimer une.
- Partage sécurisé
- Un lien porte ses propres règles : une date d’expiration, un nombre de vues, un mot de passe facultatif. Il peut être révoqué, et la révocation est immédiate.
- Intégrité des versions
- Une nouvelle version n’écrase jamais l’ancienne. Chacune est stockée séparément et reste accessible : « la version actuelle » devient un fait, pas une convention.
- Contrôles d’accès
- Consulter, télécharger, partager et supprimer s’accordent séparément, par document et par dossier — pas regroupés dans une permission nommée « accès ».
- Conservation
- Une règle de conservation bloque la suppression jusqu’à son terme. Une mise sous scellés la bloque quelle que soit la règle, et les deux sont consignées.
Auditabilité
Savoir ce qui s’est passé. Pas seulement où est le fichier.
Chaque action importante sur un document peut devenir un historique traçable — attaché au document, conservé aussi longtemps que lui.
Journal d’audit
Pourquoi les organisations le demandent
En cas de désaccord
Qui a validé, sur quelle version et à quelle heure cesse d’être un souvenir. C’est une trace, avec son horodatage à côté.
En cas d’audit
Exportez l’historique d’un document, d’un dossier ou d’une période. Personne n’a à reconstituer une année de mémoire et de boîte mail.
Quand quelqu’un s’en va
Le journal appartient au document, pas à la personne qui s’en occupait. Une passation ne dépend plus du contenu d’une seule boîte mail.
Circuits
Un document peut faire avancer le travail.
Vos documents peuvent participer à des circuits structurés au lieu de vivre à côté de vos processus — la validation se fait sur le document, pas dans un fil de discussion à son sujet.
Dépôt
01Le document entre dans le coffre et le processus part de lui, pas d’un e-mail à son sujet.
Revue
02Commentaires et mentions se posent sur le document lui-même : la discussion reste là où est le fichier.
Validation
03Des validateurs désignés, dans l’ordre. Chaque décision est consignée avec son auteur et son heure.
Signature
04Une fois validé, le document part à la signature sans quitter le coffre.
Archivage
05Quand le circuit se referme, le document est classé et conservé selon sa règle de rétention.
Nouveau contrat fournisseur
Finance
Marie Ndongo
12 août · 09:20
Ligne budgétaire confirmée pour l’exercice 2026.
Juridique
Aïcha Bello
13 août · 14:02
Renvoyé une fois pour modifier le préavis — resoumis en v2 et validé à 16:41.
Direction
Paul Ekani
en attente depuis le 14 août · 08:05
Dernière validation avant l’envoi à la signature.
Validé
Les trois validations enregistrées · envoyé à la signature de Groupe Sicam
Les états possibles d’un document
Chez une personne nommée, pas chez « l’équipe ». Cela apparaît dans sa file et dans le statut du document.
Une décision enregistrée sur une version précise : valider la v1 ne valide jamais silencieusement la v2.
Renvoyé avec un motif. Le document reste en place, le motif reste avec lui, et la version suivante repart de là.
Parti à la signature, avec le statut de chaque signataire visible. Rien à télécharger puis redéposer.
Toutes les étapes closes. Le document rejoint son dossier de destination et son compteur de conservation démarre.
Pour qui
Un seul coffre, à la taille dont vous avez besoin.
Les mêmes documents, les mêmes règles, le même journal — qu’il s’agisse de votre passeport ou de tous les contrats signés par un service.
Votre coffre personnel
Gardez organisés et faciles à retrouver les documents que vous ne pouvez pas perdre.
- Carte nationale d’identitéexpire en 2031
- Acte de naissancesans expiration
- Assurance santéexpire dans 32 jours
- Bail d’habitationv2 · signé
- Carte griseexpire en 2027
L’espace de votre équipe
Donnez à votre équipe un seul endroit où collaborer autour des documents importants.
Contrats / 2026MNPEAB+2
v3Site de Kribi — note de cadrage2 commentaires
v2Contrat fournisseurattente de Paul
v1Grille tarifaire — T3partagé au juridique
Une infrastructure documentaire pour votre organisation
Construisez un environnement documentaire maîtrisé, calqué sur le fonctionnement réel de votre organisation.
ServiceConserv.AccèsFinance10 ansÉditeurJuridique10 ansÉditeurRH5 ansRestreintExploitation3 ansÉditeur
Export d’auditCircuits de validationMises sous scellésCompteurs de conservation
Ils l’utilisent
Celles et ceux qui le font déjà.
Des documents qui comptent, gardés par des gens qui remarqueraient leur disparition.
emplacement
Les logos et citations ci-dessous sont des emplacements, pas du contenu. Remplissez-les dans proof.ts puis passez PLACEHOLDER à false.
Utilisé par les équipes de
Replace with a sentence about what was hard before — the specific thing that went wrong, not “we were disorganized”.
Replace with a sentence about what changed, carrying one concrete detail: a deadline, a document, a week that went differently.
Replace with a sentence somebody would actually say out loud. Cut anything that reads like a press release.
Tarifs
Des offres qui suivent vos besoins documentaires.
Les paliers sont arrêtés. Les montants ne le sont pas — nous préférons les laisser vides plutôt qu’afficher un chiffre que nous comptons changer.
Particulier
Pour une personne qui gère ses propres documents.
Bientôt disponible
- Votre propre coffre, accessible depuis n’importe quel appareil
- L’historique des versions sur chaque document
- Des dates d’échéance, avec des rappels avant l’heure
- Des liens sécurisés avec expiration et mot de passe
- Le texte lu au dépôt, pour que les documents soient cherchables
Équipe
Pour un petit groupe qui travaille sur les mêmes documents.
Bientôt disponible
Tout ce que contient Particulier, et :
- Des dossiers partagés, avec des rôles qui décident de qui fait quoi
- Commentaires et mentions, conservés sur le document
- Demandes de validation
- Demandes de signature
- Une activité visible par toute l’équipe
Entreprise
Pour une société qui a de vrais processus autour de ses documents.
Bientôt disponible
Tout ce que contient Équipe, et :
- Circuits de validation à plusieurs étapes
- Règles de conservation et mises sous scellés
- Modèles de documents
- Import depuis Google Drive, OneDrive et Dropbox
- Clés d’API et webhooks pour vos propres systèmes
- Data rooms pour une opération ou un audit
Grand compte
Pour une organisation qui doit gouverner l’ensemble de son patrimoine documentaire.
Parlons-en
Tout ce que contient Entreprise, et :
- Une gestion à l’échelle de l’organisation, service par service
- Des permissions fines, jusqu’au document près
- Des circuits calqués sur vos validations existantes
- Auditabilité — export du journal d’un document, d’un dossier ou d’une période
- Intégrations avec les systèmes d’où viennent déjà vos documents
- Un accompagnement direct, et de l’aide pour la migration
Sur toutes les offres, quel que soit le prix retenu
- Chiffré en transit et au repos
- Les données de votre organisation isolées de toutes les autres
- Un journal d’audit complet
- Chaque version conservée
Arrêtez de gérer des documents. Gérez ce qu’ils veulent dire.
KDB Doc Vault donne à vos documents un abri sûr, une histoire, et une raison d’être.